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採用マーケティング 2020/04/27

約1週間でリモートワーク準備してみた話

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4月の下旬からリモートワークをはじめよう

そう取締役会で決まったのが4月9日。
その時点から準備を進め、当社は4月20日から在宅勤務をスタートしています。

コロナウイルス感染拡大防止ももちろんのこと、
これから更に求められるであろう多様な働き方への対応や生産性の向上も
大切な目的のひとつとしてチャレンジする事となりました。

今回はとりまとめを行った管理部門の立場から営業日にして約1週間で
どんな風にリモートワーク導入にむけて進めたのか少しだけご紹介したいと思います。

細かいことは先人に学ぶ

おおまかな進め方と、リモートに入ってからの詳細なマニュアルは
株式会社メンバーズ様が公開されている資料を参考に進行しました。
総務省が主催する「テレワーク・デイズ2019」に参加された際の資料で、
その取り組みが評価され2019年「令和元年度テレワーク先駆者」にも選出されている企業です。

参考:メンバーズ、新型コロナウイルス感染拡大防止に向けて「テレワーク導入マニュアル」ならびに「テレワーク実証実験報告書」を公開

とても細かなケースまで想定された資料となっており、この資料が無ければ
約1週間でのリモートワーク実施は実現し得ませんでした。

実施したこと①アンケートをとる

実施が決まった日からアンケートの内容や公表用の文章を検討し、
4月13日(月)~15日(水)で社員・マネージャーに下記の3項目についてアンケートを取りました。

・社員の現在の就業状況はどうなっているのか
・出社をしないとできない業務の洗い出し
・その他社員からの意見のとりまとめ

リモートワークに移行する目的からお伝えをし、そのうえで
想定されるシチュエーションや懸念点を約2日で意見収集しました。
かなりタイトなスケジュール感ではありましたが、ほぼ全員から意見集約できたことで
細かなケースまで検討できたのではと考えています。

実施したこと②マニュアルに落とし込む

このヒアリングで上がってきた懸念点を中心に、細かなシチュエーションに対してさらに対応策を検討しました。
下記はマニュアル化した内容の一例です

◆出社を要する業務はどうしても発生してしまう。
→週に1度の出勤希望日(半日)の候補を集めたうえで、職場内の人数が10名以下になるよう交代で出勤日を設ける。

◆家にWi-Fi環境が無い。
→会社からの貸出用Wi-Fiを手配し、個別対応する。 
 また、50GBの社用携帯を貸与している社員はテザリングで対応する。 

◆情報共有の場が少なくなってしまうことが心配
→毎週月曜の全社朝礼、毎日の部署朝礼(部署によっては夕礼も)を
 「ハングアウト meet by google」というWeb会議ツールを使って実施する

といった具合です。
検討内容は先述した株式会社メンバーズ様の「テレワーク導入マニュアル」を参考に
「SOL版リモートワークマニュアル」を作成、どんどん落とし込んで明文化していきました。

実施したこと③使えるものは使う

当社の場合リモートワーク導入にあたり、特別に新しく導入・購入したものは多くありません。
(ネットワークの設定などは別)
それまで利用していたツールを、リモート期間中の利用方法や留意点を改めてルール化して対応する事としました。

作業環境

■PC・モニター
既にほぼ全員がノートパソコンを使用していたため、社用PCを持ち帰り業務を行っています
その際には「PC持出申請書」を全員が提出し、誰がどの機器を持ち帰っているのかを管理しています。
また、家のPCから社内の共有サーバーへアクセスできる設定等も必要でした。

出社日もあることや持ち出す機器を減らすため、モニターの貸与は行わず上長の承認制としました。

コミュニケーションツール

■Web会議ツール
全員にGsuiteのアカウントを既に付与しているため、追加費用無く
「ハングアウト meet by google」を使用することができました。
しかし、これを機にはじめてWeb会議を利用する社員も多かったため、Web会議用のマニュアルを別に作成しました。
マイクの切り方から会議スペースの作成の仕方まで記載しています。
社内での会議だけでなく、クライアント様との面談にも同ツールを使用しています。

■情報共有ツール
Web上で社内の情報共有には「NI Collabo」というグループウェアを使用しています。
こちらは2017年から導入していましたので、追加設定は行わず
リモート期間にチェックしてもらいたい「マニュアル」や「社員携帯番号表」の導線を作りました。

■コミュニケーションツール
特定の部署ではメインで使用していた「slack」を全社員にアカウントを付与して使用しています。
部署内や個人間でのコミュニケーションや、業務の依頼のやりとりだけでなく、
今知らせたいこと、グループウェアで言うほどでもないけど知らせたいことなどの情報共有ツールとしても一部利用しています。

こちらは全社員が導入となると有料での利用となるため、追加費用をかけて全社導入しました。


「約1週間でリモートワーク準備してみた」時の管理部門の視点から
実施したことを一部ご紹介させていただきました。
本日書ききれなかった点についてもいずれご紹介させていただければと思います。

準備をすすめていく中で
「今までやっていたことを、家でもできるようにする」ではなく
「今まで以上のアウトプットを、今までとは違うやり方でもどうすれば出せるか」を
考えていくことが、リモートワーク導入にあたり大切だなと感じています。

スタートから約1週間経ちましたが、長期化すればまた課題も見えてくるはず。
その際もこの視点に立ち返り、全社一丸となって乗り切っていければと思います。


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